70 VIP hostů a poloviční práce: jak jsme si postavili vlastní správu pozvánek

Na větší sportovní akci přijde běžně kolem 70 VIP hostů. Primátor, předseda svazu, sponzoři, osobní kontakty. Vstupenky nestačí — VIP hosté se zvou podle protokolu, sedí podle zasedacího pořádku a polovina z nich potvrdí účast na poslední chvíli.

Problém: nástroje, které skoro fungují

Dáda koordinuje akce a VIP hospitality roky. Vyzkoušela několik hotových nástrojů — a u každého narazila na totéž: vždycky něco chybělo a změna nebyla možná, nebo jen složitě. Jednou nešly děti s vlastním sedadlem, jindy zvaní „podle židle“ (zveš předsedu svazu, ať je to kdokoliv), jindy se nedal upravit zasedací pořádek po dnech.

Výsledek? Příprava VIP agendy před akcí zabírala kolem 40 hodin práce — z velké části ruční přepisování mezi tabulkami.

Řešení: appka přesně podle Dády

Tak jsme si ji postavili sami. S Claude Code, po večerech, za zhruba 10 hodin vývoje — v rámci běžného předplatného Claude, bez jediné koruny navíc za infrastrukturu.

Co v1 umí:

Partnerská databáze „židlí“ — zve se pozice (předseda, primátor), systém pozná i výměnu držitele
Přímí hosté — osobní kontakty a ad hoc VIP mimo databázi
Jedna osoba = jedna pozvánka — hlídání duplicit, když je člověk ve dvou rolích
Grafické usazování drag & drop po dnech, včetně doprovodu a dětí s vlastním sedadlem
RSVP se třemi volbami — včetně „zavolejte mi“ pro hosty, kteří na formuláře nemají čas

Výsledek

Příprava akce klesla ze 40 na cca 20 hodin — a hlavně: když něco nesedí, změníme si to sami, obvykle ten samý večer. Dáda teď s v1 objíždí pořadatele a sbírá zpětnou vazbu; první reakce zní přesně takhle: „Během chvilky mám v ruce něco, co opravdu dělá to, co potřebuju.“

Co chystáme

Ve verzi 2 přibude rozesílání e-mailových pozvánek a formulář, kterým hosté odpoví sami — bez telefonátů a přepisování.

Chcete něco podobného pro svou akci nebo klub? Napište nám na info@zaidovi.cz. A jestli jste spíš kutil, tady je návod, jak jsme to postavili — včetně toho, co jsme pokazili.